Die Einführung von Schulverwaltungstools

Der IST-Zustand

An dem Gymnasium, an dem ich arbeite, ist digital schon viel geschehen. Es ist zwar nicht auf so gutem Stand wie die im Werkstattbericht dargestellte Schule, dennoch finden sich Gemeinsamkeiten hinsichtlich Stundenplan-Software oder Pflege der Schulhomepage. Klausur- und Vertretungspläne können digital eingesehen werden, Essensmarken für die Schulmensa werden online von Eltern bestellt und über IServ können Dateien hochgeladen und ausgetauscht werden. Letzteres wird vom Kollegium jedoch sehr unterschiedlich genutzt. Auch in unserem Kollegium gibt es eine Vielzahl an Lehrern, die (der neueren) Technik gegenüber nicht viel abgewinnen können und den bisherigen Austausch über Papier oder Telefon tätigen. Die Bereitschaft des Kollegiums, sich mit neuen Medien auseinanderzusetzen, erachte ich allerdings als hoch – jedenfalls wenn den Dingen genug Zeit und Raum für Praxis- und Lernphasen gegeben wird. Eine Vielzahl an Kollegen arbeitet mit ihren privaten Tablets im Unterricht, andere benutzen Dokumentenkameras oder Overheadprojektoren. Die meisten Räume an unserer Schule verfügen über einen HDMI-Anschluss und ein Smartboard. Möchte sich ein Kollege einen Laptop ausleihen, Eine Liste zum Ausleihen von Laptops liegt im Sekretariat bereit. Dort kann auch der Laptop für den Unterrichtsgebrauch entliehen werden. Das Formular dazu sieht dann in der Regel so aus:

Ausleihformular Laptop/CD-Player/Kabel

Kurswahlen (auch in der Oberstufe) finden an unserer Schule noch auf dem Papier und nicht online statt. Zu Beginn jeden Schuljahres schickt der Stundenplaner Vorschläge für Räume per Email an das Kollegium. Sollten Änderungswünsche bestehen, kann man dies direkt zurückmelden. Wünsche werden dann versucht zu berücksichtigen. Es handelt sich dabei um die fest zugeteilten Räume für ein jeweiliges Halbjahr. Sollte nun der Wunsch bestehen, seinen Raum für einige Stunden zu wechseln (etwa aus Platzgründen oder weil man mehr digitales Equipment (etwa Computerraum) benötigt), muss ein Formblatt ausgefüllt werden, dass dann das Mitglied der Schulleitung erhält, das den Vertretungsplan erstellt. Der Vertretungsplaner trägt mögliche Änderungen dann im Vertretungsplan ein. Kurzfristige Änderungen können in der Regel nicht realisiert werden, da das Büro des Vertretungsplaners nicht durchgehend besetzt ist.

Das Schulleitungsteam an unserer Schule ist Digitalisierungsprozessen gegenüber positiv eingestellt.

Mein Anliegen

Mein Anliegen ist es, Schule digitaler zu gestalten und Arbeitsprozesse dadurch zu beschleunigen und zu erleichtern. Es liegt mir dabei besonders am Herzen, die Geräte- und Raumverwaltung zu optimieren. Dieser Prozess ist an unserer Schule nicht optimal geregelt. Informiert man sich im Internet über Möglichkeiten, stößt man schnell auf Websites wie etwa www.schule-plus.com, die sich mit eben diesem Thema beschäftigen und zu einer optimierten Verwaltung innerhalb der Schule beisteuern.

Welche Vorteile und Möglichkeiten sehe ich?

Eine digitale Raum- und Geräteverwaltung hat eine Menge Vorteile. Geräte lassen sich flexibler ausleihen, das Sekretariat müsste mit dieser Aufgabe nicht belastet werden. Kollegen und Kolleginnen hätten auch von zuhause aus einen Überblick darüber, ob und was sie sich gegebenenfalls ausleihen könnten. Dadurch sind sie in ihrer Unterrichtsplanung freier und flexibler. Wenn eingesehen werden kann, welcher Kollege/welche Kollegin wann etwas leiht, können in Notfällen sogar direkte Absprachen getroffen werden, da viel mehr Transparenz herrscht.

Mobile Raumbuchen ermöglichen flexiblere Anpassungen an die eigene Unterrichtsplanung und zwar auch kurzfristig. Wenn ein Kollege/eine Kollegin beispielsweise im Deutschunterricht Theaterstücke einüben lässt, kann er/sie sich eventuell einen benachbarten Raum dazu buchen und damit etwa einen Ruheraum für die weitere Arbeit and Skripten sowie einen Proberaum zu schaffen. Es wäre auch möglich im Rahmen der Binnendifferenzierung einen weiteren Raum zu buchen – im Idealfall könnte hier der begleitende Praktikant oder Referendar mit einer Gruppe von Schülern und Schülerinnen arbeiten. Im Sportunterricht könnte direkt eingesehen werden, ob eine komplette Halle oder nur eine Hallenhälfte zur Verfügung steht und im Musikunterricht sähe man direkt, ob der Raum mit den Keyboards für musikalische Proben buchbar ist. Gelegentlich kommt es vor, dass sich ein Schüler oder eine Schülerin eine Verletzung zuzieht und in seiner/ihrer Mobilität eingeschränkt agieren muss. Dann wäre es gut, sehen zu können, ob Räume im Erdgeschoss frei sind. Die Bedürfnisse variieren je nach Situation und Einschätzung bzw. Planung der Lehrkraft. Können Räume mobil gebucht werden, entlastet dies immens den Vertretungsplaner sowie die Lehrkraft selbst.

Mein Konzept

Im ersten Schritt informiere ich mich darüber, ob und wann Fortbildungen zum Thema digitale Raum- und Geräteverwaltung stattfinden. Hier würde ich gerne mehrere Kollegen/Kolleginnen aus meinem Kollegium teilnehmen lassen, um einen ersten Eindruck zu gewinnen. Sollten derzeit keine Fortbildungen zu dem oben genannten Termin stattfinden, würde ich mich an Schulleiter wenden, die an ihrer Schule bereits mit ähnlichen Systemen arbeiten und mir einen Eindruck zu ihren Erfahrungen und Perspektiven geben können. Sollte mich deren/dessen Bericht bzw. einer derer Berichte überzeugen, könnte ich mir vorstellen, Sie Kollegen/Kolleginnen nach Rücksprache auch an der entsprechenden Schule hospitieren zu lassen, damit ein Einblick in Funktionsweise und Effizienz des dort genutzten Systems und seinen Möglichkeiten erweckt werden kann. Dadurch soll ein Grundstein für die Nutzung eines Raum- und Geräteverwaltungssystems gelegt werden, dessen Anwendung zu einem späteren Zeitpunkt durch die Praxis erlernt werden soll.

Im nächsten Schritt würde ich ein Mitglied der Schulleitung (vermutlich Vertretungsplaner oder Stundenplaner) darum bitten, an der Fortbildungsmaßnahme teilzunehmen. Außerdem würde ich eine Email mit dem Angebot und der Bitte um Teilnahme an das gesamte Kollegium schicken. Aus den Meldungen, die ich erhalte, wähle ich zwei bis drei weitere Kollegen/Kolleginnen aus, die das Schulleitungsmitglied begleiten sollen. Bei meiner Auswahl macht es sicherlich Sinn, die Kollegen/Kolleginnen aus unterschiedlichen Gruppierungen auszuwählen (z.B. verschiedene Altersklassen, unterschiedliche Fachschaften etc.). Dadurch erhöhe ich die Chance auf mehr Austausch im Kollegium und dadurch auch die Chance auf größere Fortschritte bei der Benutzung der Geräte- und Raumverwaltung. Im Anschluss würde ich mit den Teilnehmern gemeinsam evaluieren, was sie von dem neu Gelernten halten. Klingen die Ausführungen weiterhin vielversprechend, macht es Sinn, einen Termin mit einem technischen Vertriebsmitarbeiter der Herstellerfirma zu vereinbaren und sich ein Angebot einzuholen. Hier bespreche ich auch, wie ein Wartungs- und Pflegedienst für das System am besten etabliert werden kann, damit die reibungslose Funktion der Geräte- und Raumverwaltung gegeben ist und die Erfolgschancen der Implementierung nicht gefährdet werden. Über Vertragsbedingungen verhandle ich gekonnt.

Auf einer Dienstbesprechung oder Personalkonferenz stelle ich das neue Konzept dann vor und erwähne auch die Kollegen/Kolleginnen, die an der Fortbildungsmaßnahme teilgenommen haben. Durch ihren Vorsprung an Wissen können sie dem weiteren Kollegium beim Lernen zur Seite stehen und Fragen beantworten, die beim autodidaktischen Lernen bisher nicht geklärt werden konnten. Langfristig bin ich an einer einheitlichen Nutzung interessiert, möchte meine Kollegen und Kolleginnen aber nicht direkt unter Druck setzen. Wer sich mit dem alten Verfahren noch sicherer führt, kann es (zunächst) weiterhin nutzen. Verständnis dafür muss gezeigt werden. Außerdem biete ich jederzeit die Möglichkeit nach Austausch – mit mir, den Fachkollegen oder meinen Schulleitungsmitgliedern. Erfahrungsgemäß siegt die einfachere Methode auf lange Sicht. Jeder Kollege und jede Kollegin arbeitet sowieso bereits auf ISERV mit Klausurbuchungen und verfügt deshalb über gewisses Vorwissen. Die Vorteile auch von Zuhause aus über Geräte und Räume mitverwalten zu können, werden vermutlich sehr attraktiv sein.

Wie überzeuge ich mein Kollegium?

Liebes Kollegium,

in den vergangenen Monaten ist uns immer deutlicher aufgefallen, wie wenig effizient manche Arbeitsprozesse an dieser Schule ablaufen. Ihnen wird die Arbeit dadurch unnötig erschwert und bietet auch nicht die Flexibilität, die sie heutzutage durchaus erfahren könnten.

In der vergangenen Zeit konnten wir dies für einige Bereiche unserer Schule bereits auf ähnliche Weise realisieren. Meinem Eindruck nach gelingt der Umgang mit dem Noteneingabesystem XSCHOOL außerordentlich gut und erfährt von Ihrer Seite viel positive Resonanz: Noten können bequem von zuhause aus eingetragen und jeder Zeit geändert werden. Der Klassenlehrer bekommt einen Gesamtüberblick, Notendurchschnitte werden direkt errechnet. Klassenlehrer tragen zusätzlich die in XSCHOOL die „Kopfnoten“ sowie die Anzahl der versäumten Tage der Schüler Ihrer Klasse und ggf. Bemerkungen ein. Es muss eigentlich nichts mehr händisch übertragen werden.

Wir möchten Ihnen und uns die Arbeit auch in weiteren Bereichen erleichtern.

Deshalb möchten wir uns in den nächsten Wochen gezielt der Verbesserung unserer analogen Geräte- und Raumverwaltung widmen, um die Arbeit auf schulverwaltungstechnischer Ebene sowie auf der Ebene des "Lehreralltags" einschließlich der Unterrichtsplanungen zu optimieren. Mir ist klar, dass Digitalisierung für viele von Ihnen auch zunächst problematisch erscheint. Ich muss mich an neue Dinge auch immer erst gewöhnen.

Aber wie Sie sich sicherlich erinnern, fragte ich vor einigen Wochen per Email ab, ob es Interessenten für eine Fortbildung zum Thema Geräte- und Raumverwaltung gäbe. Es haben sich insgesamt drei Kollegen/Kolleginnen gemeldet, die auch alle teilnehmen konnten und hinterher viel Positives berichteten.

In Zukunft sollen Sie alle die Möglichkeit haben, Geräte und Räumen bequem vom Computer oder Smartphone aus zu buchen. Sie müssen dann nicht mehr unseren Vertretungsplaner ansprechen oder Anträge per Papier im Sekretariat einreichen. Auch sonst gibt es viele Vorteile, die Sie zum Beispiel zur Aufteilung ihrer Lerngruppen oder zur Anpassung Ihrer Unterrichtsvorhaben nutzen können. Viele Schulen nutzen diese digitalen Verwaltungsprogramme bereits seit einiger Zeit und sind sehr zufrieden damit. Damit Sie bestmöglich an das Programm herangeführt werden, möchte ich es gerne auf unserer nächsten schulinternen Fortbildung vorstellen. Ich bin mir sicher, dass Sie begeistert davon sein werden und möchte dazu ermutigen, das Programm dann online auszuprobieren. Gleichwohl möchte ich auch betonen, dass es weiterhin möglich sein wird, die Geräte oder Räume über den bisher üblichen Weg zu buchen. Ob es in naher Zukunft aber wirklich noch nötig sein wird, werden wir sehen. Ich danke für Ihre Aufmerksamkeit.